PDCA são as iniciais de Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar ou verificar) e Action ou Act (agir). Trata-se de um ciclo, que é uma metodologia de gerenciamento com foco em melhorar os processos que são realizados por uma empresa. Por meio dela, identifica-se o que precisa ser aprimorado e, a partir daí, realiza-se um plano e um controle de verificação. No final do processo, deve ser feito um estudo para identificar o que deu certo, o que precisa ser aprimorado e o que tem que ser extinto para alcançar respostas ainda melhores. Ao obter resultados positivos, deve-se criar um padrão para ser utilizado por todos, pois estará atestado que determinado procedimento dá certo.

Apesar de parecer um método de gestão novo, o ciclo PDCA surgiu na década de 20 e passou a ser utilizado a partir da década de 50. Nesse período, as indústrias perceberam que seus resultados eram obtidos na fase de desenvolvimento do negócio e muitos erros surgiam, pois não havia um planejamento estruturado. Foi a partir disso que Edwards Deming, considerado um dos principais nomes do controle de qualidade, propôs o método para auxiliar na resolução de problemas e na elaboração de melhorias contínuas que pudessem gerar resultados positivos. Ainda, por isso, o PDCA também é conhecido por ciclo de Deming.

Antes de construir um Ciclo PDCA, é importante saber que o CICLO PDCA tem como objetivo auxiliar a execução da estratégia. Portanto, a estratégia deve ser previamente desenvolvida, contando com uma equipe preparada e consciente. Dessa forma, os objetivos da gestão poderão não somente sair do papel, mas como também ter seu processo de execução monitorado para que não se percam no caminho. Assim, a utilização do ciclo no ambiente organizacional é um caminho possível para melhorar os resultados e alavancar o desempenho da empresa.

 

Como funciona?

Na etapa inicial, planeja-se uma meta a ser alcançada e um plano de ação para atingi-la. A ação é executada segundo a nova diretriz e é feita a verificação da efetividade, ou seja, se a meta foi alcançada. Se os objetivos foram alcançados, esta nova sistemática de ação é padronizada; em caso de não atendimento da meta, volta-se a etapa inicial e um novo método deve ser planejado, um novo plano de ação deve ser elaborado. Na primeira etapa, questionamentos devem ser realizados: o que é preciso mudar? Por que isso precisa ser mudado? Quais resultados estamos obtendo? Qual é o histórico desse problema? Quais serão as possíveis perdas e ganhos? Durante a implementação tenha em mente questões como: este processo está realmente melhor do que o outro? Os profissionais estão ficando mais desgastados ou mais satisfeitos com isso? A forma de execução está clara para os executores? Na fase final, faça um balanço: o que deu certo e o que deu errado? Qual etapa foi desnecessária, quais podem ser feitas de maneira mais rápida ou menos burocrática? De que forma vou tornar esse processo um padrão a ser seguido? Todas essas questões devem ser consideradas para a efetividade da metodologia escolhida.

Na prática:

P (PLAN) Planejar o trabalho a ser realizado por meio de um plano de ação após a identificação, reconhecimento das características e descoberta das causas principais do problema (projeto da garantia da qualidade).

D (DO) Realizar o trabalho planejado de acordo com o plano de ação (execução da garantia da qualidade, cumprimento dos padrões).

C (CHECK) Medir ou avaliar o que foi feito, identificando a diferença entre o realizado e o que foi planejado no plano de ação (verificação do cumprimento dos padrões da qualidade).

A (ACT) Atuar corretivamente sobre a diferença identificada (caso houver); caso contrário, haverá a padronização e a conclusão do plano (ações corretivas sobre os processos de planejamento, execução e auditoria; eliminação definitiva das causas, revisão das atividades e planejamento.

 

Vantagens

Para aplicar o PDCA é necessário ter em mente que qualquer processo pode e deve ser reestruturado quando o objetivo é trazer melhorias para a companhia. Por isso, qualquer empresa que queria aprimorar as formas de desenvolver algo internamente, seja um produto, um processo ou um serviço, pode apostar nessa ferramenta da qualidade. A qualidade dos serviços oferecidos pelas empresas é, cada vez mais, um diferencial necessário para o sucesso e o destaque. Para isso, a eficácia dos processos se mostra como fator determinante no desenvolvimento do negócio. Como o próprio nome diz, o ciclo PDCA deve obedecer a seu andamento para que possa gerar resultados competitivos e a empresa perceber vantagens, como:

· Prever erros por meio do estudo do histórico e da elaboração de um bom planejamento;

· Definir metas mais factíveis;

· Avaliar os resultados para agir de forma corretiva;

· Padronizar um processo internamente;

· Melhorar as atividades e, assim, aumentar a produtividade da empresa.